A cobertura audiovisual registra o evento em si: quem chegou, o que aconteceu no palco, como o público reagiu e as conversas nos intervalos. No Conecta Expo Center, em São Paulo, a cobertura fotográfica e de vídeo está entre os serviços adicionais. Ela é diferente da gravação integral das palestras: o foco são os momentos do evento.

Lista de momentos para registrar

Chegada e credenciamento, com a recepção dos convidados.
Palco: abertura, falas principais e premiações.
Plateia, com o auditório cheio e as reações do público.
Intervalos e networking no foyer.
A marca do evento: banners, cenografia e brindes.

Para que vai servir o material

O uso define o que vale registrar. Para redes sociais, pense em imagens que funcionem na tela do celular e em momentos curtos e expressivos. Para um relatório interno, importam a sala cheia, os patrocinadores e a presença da diretoria. Para divulgar o evento do ano seguinte, guarde imagens que mostrem a escala e a energia do público.

O que colocar no briefing

Quem precisa aparecer nas fotos e nos vídeos: palestrantes, diretoria, patrocinadores e convidados especiais.
Os horários-chave, como abertura, premiação, sorteios e encerramento.
Onde a marca do evento aparece no espaço.
Quem da sua equipe acompanha a cobertura no dia.
O que não deve ser fotografado nem filmado.

Consentimento dos participantes

Avise no convite ou no credenciamento que o evento terá fotos e vídeo. Ofereça a quem prefere não aparecer um jeito simples de se identificar, como um crachá de outra cor. Se as imagens forem para divulgação, confirme com o seu jurídico o termo de uso de imagem.

Como pedir orçamento

No WhatsApp do site, conte a data, o número de convidados e os momentos que não podem faltar. Peça uma visita pelo WhatsApp do site para conhecer o espaço.